Sistem Kerja PTSP Kantor Kementerian Agama Kabupaten Lamongan adalah sebagai berikut :
A. Pemohon Datang Ke PTSP
- Selama sistem masih offline, pemohon harus datang sendiri ke PTSP untuk mendapatkan layanan yang disediakan dengan mengisi formulir layanan dan selanjutnya akan diproses oleh petugas sesuai SOP yang telah ditetapkan
- Ketika sistem telah online, pemohon tidak harus datang ke PTSP karena dapat mengajukan permohonan layanan secara online dengan cara melengkapi data sesuai format isian pada aplikasi yang disediakan oleh admin
B. Pemohon Diterima Petugas Informasi
- Petugas berdiri, mengucapkan salam dan mempersilahkan duduk pemohon, lalu menanyakan keperluan
- Petugas menjelaskan prosedur dan persyaratan jenis layanan PTSP sesuai dengan keperluan pemohon
- Petugas memberikan Formulir Permohonan dan memandu pemohon mengisi formulir dimaksud, jika pemohon sudah membawa dokumen persyaratan
- Petugas memandu pemohon untuk mengambil Nomor Antrian sesuai jenis layanan yang diperlukan serta menunjukkan loket yang akan melayaninya
C. Penerimaan Dan Pemeriksaan Dokumen Oleh Front Office (FO)
- Petugas berdiri, mengucapkan salam dan mempersilahkan duduk pemohon, lalu menanyakan keperluan
- Petugas meminta Formulir Permohonan dan dokumen yang dibawa pemohon lalu melakukan input data ke dalam sistem dan melakukan pemeriksaan kelengkapan awal berdasar checklist kelengkapan dokumen. Petugas memberikan jawaban, jika : 1) Dokumen lengkap (tanpa melihat konten), pemohon mencetak tanda terima dokumen & memberikan paraf serta mengisi tanggal estimasi penyelesaian layanan; 2) Dokumen tidak lengkap (tanpa melihat konten), diberikan jawaban tertulis berupa print out atas checklist yang dilakukan berserta penjelasannya dan dokumen dikembalikan
- Tanda terima dicetak rangkap 3, lembar pertama diserahkan pemohon, lembar ke 2 dan 3 disatukan dengan dokumen
- Selanjutnya dokumen diserahkan ke petugas BO untuk diproses
- Petugas berdiri dan mengucapkan terima kasih
D. Penelitian Dan Eksekusi Berkas Oleh Back Office (BO)
- Petugas menerima dokumen dari petugas FO dan melakukan penelitian terhadap : 1) Kebenaran dan kesesuaian dokumen secara teknis berdasar aturan yang ada; 2) Keabsahaan dokumen administrasi yang diserahkan dengan identitas pemohon
- Jika dokumen sesuai, maka : 1) Petugas berkoordinasi dengan Supervisor dan unit kerja terkait untuk tindak lanjut layanan sesuai ketentuan yang ditetapkan; 2) Petugas mencetak dokumen hasil dan memproses mengesahannya; 3) Petugas meminta nomor dan stempel ke petugas BO bagian persuratan; 4) Petugas menyampaikan dokumen hasil kepada petugas FO dokumen
- Jika dokumen tidak sesuai : 1) Petugas berkoordinasi dengan Supervisor dan membuat Berita Acara ketidaksesuaian dokumen; 2) Berita Acara ketidaksesuaian dokumen diserahkan ke Petugas FO dokumen
E. Penyampaian Hasil Oleh Petugas Fo Dokumen
- Petugas memanggil pemohon yang dokumennya telah selesai diproses atau dikembalikan
- Petugas berdiri, mengucapkan salam dan mempersilahkan duduk pemohon, lalu menanyakan tanda terima dokumen yang dibawa pemohon
- Petugas menyerahkan dokumen hasil atau menyembalikan dokumen yang tidak sesuai beserta Berita Acara ketidaksesuaian
- Petugas meminta pemohon menandatangi buku tanda terima dokumen. - Petugas meminta pemohon untuk memberikan pendapat terkait kepuasan atas layanan yang diterima
- Petugas berdiri dan mengucapkan terima kasih
F. Pengarsipan Dokumen Hasil Oleh Arsiparis
Arsiparis PTSP melakukan kegiatan pengarsipan atas surat/dokumen pemohon dan hasil sesuai dengan kriteria
G. Pendistribusian Dokumen Oleh Caraka
Caraka melakukan kegiatan pendistribusian surat / dokumen sesuai dengan ketentuan yang berlaku
H. Alur Tata Persuratan Oleh FO & BO Persuratan
Alur Surat Masuk
- Petugas FO menerima surat masuk baik dari ASN, masyarakat, pos maupun kurir
- Petugas FO menyerahkan surat tersebut ke petugas BO untuk dipilah berdasarkan penggolongan surat yang ditetapkan
- Petugas BO mengembalikan surat kepada petugas FO untuk diinput datanya ke aplikasi persuratan dan memberikan tanda terima surat tersebut
- Petugas FO mencetak lembar disposisi rangkap 3 untuk surat yang memerlukan disposisi Kepala Kantor /Kabag TU dan mencetak lembar pengantar untuk surat yang langsung diproses di unit kerja
- Petugas BO melakukan pemindaian surat masuk dan diupload ke aplikasi sesuai data yang telah diinput sebelumnya
- Petugas BO menyerahkan surat masuk kepada Caraka untuk didistribusikan sesuai arah surat
Alur Surat Keluar
- Petugas BO menerima permintaan nomor surat dari petugas BO layanan atau unit kerja melalui aplikasi persuratan
- Surat keluar diteliti kebenaran format penulisan serta pemberian kode klasifikasinya, sesuai ketentuan yang berlaku
- Jika format dan kode surat telah sesuai, petugas BO persuratan meminta softcopy surat dimaksud, sebagai arsip
- Petugas BO berkoordinasi dengan petugas FO persuratan memberi nomor surat keluar
